Jakie są 4 rodzaje systemów kontroli w zarządzaniu?
Systemy kontroli odgrywają kluczową rolę w skutecznym zarządzaniu i funkcjonowaniu każdej organizacji. Zostały zaprojektowane tak, aby zapewnić osiągnięcie celów i założeń, efektywną alokację zasobów i wydajną realizację operacji. Systemy kontroli zapewniają ramy monitorowania i oceny wyników, dokonywania niezbędnych dostosowań i ułatwiania podejmowania świadomych decyzji. W tym artykule omówimy cztery typy systemów kontroli powszechnie stosowane w zarządzaniu.
1. Sterowanie wyprzedzające
Sterowanie ze sprzężeniem zwrotnym to proaktywny typ systemu kontroli, który koncentruje się na rozwiązywaniu potencjalnych problemów, zanim one wystąpią. Polega na identyfikacji i analizie potencjalnych ryzyk oraz podjęciu działań naprawczych, które przede wszystkim zapobiegną pojawieniu się problemów. Ten rodzaj kontroli jest szczególnie przydatny w złożonych i dynamicznych środowiskach, w których zmiany mogą zachodzić szybko.
Organizacje często korzystają z kontroli wyprzedzającej, aby zapewnić, że procesy, procedury i systemy są dobrze zaprojektowane i właściwie wdrożone. Na przykład wprowadzając nowy produkt, firma może przeprowadzić szeroko zakrojone badania rynkowe, ocenić konkurencję i zebrać opinie klientów przed faktycznym wprowadzeniem na rynek. Ta zapobiegawcza analiza pomaga wcześnie zidentyfikować wyzwania i możliwości, umożliwiając organizacji wprowadzenie niezbędnych dostosowań w celu zwiększenia szans na sukces.
2. Kontrola współbieżna
Kontrola współbieżna koncentruje się na monitorowaniu bieżących działań w miarę ich rozwoju. Obejmuje obserwację w czasie rzeczywistym i ocenę wyników, aby zapewnić, że działania są zgodne z ustalonymi standardami i celami. Ten typ systemu kontroli umożliwia natychmiastową informację zwrotną i interwencję, umożliwiając organizacjom szybką identyfikację i korygowanie odchyleń od pożądanych wyników.
Klasycznym przykładem kontroli współbieżnej jest kontrola jakości na linii produkcyjnej. Osoby nadzorujące często ściśle monitorują każdy etap procesu produkcyjnego, aby upewnić się, że produkty spełniają wymagane specyfikacje. W przypadku wykrycia jakichkolwiek usterek lub odchyleń można podjąć natychmiastowe działania korygujące, takie jak dostosowanie ustawień maszyny lub przekwalifikowanie pracowników. Współbieżna kontrola pomaga zminimalizować błędy i zapewnia stałą jakość.
3. Kontrola sprzężenia zwrotnego
Kontrola sprzężenia zwrotnego jest najpowszechniej stosowanym rodzajem systemu kontroli w zarządzaniu. Polega na porównaniu rzeczywistych wyników z wcześniej zdefiniowanymi standardami lub celami i podjęciu działań korygujących w oparciu o otrzymaną informację zwrotną. Ten system kontroli opiera się na gromadzeniu i analizowaniu danych na temat wyników w przeszłości w celu oceny, czy cele zostały osiągnięte, czy przekroczone.
Kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) są często wykorzystywane w kontroli informacji zwrotnej. Te mierzalne zmienne umożliwiają organizacjom śledzenie postępów, identyfikowanie obszarów wymagających poprawy i podejmowanie świadomych decyzji. Na przykład zespół sprzedaży może mieć KPI dotyczący miesięcznych przychodów. Porównując rzeczywiste przychody z wartością docelową, zespół może określić, czy osiągnięcie celu wymaga dodatkowych wysiłków i odpowiednio dostosować strategie sprzedaży.
4. Samokontrola
Samokontrola to system kontroli, który kładzie nacisk na indywidualną odpowiedzialność i samoregulację. Ma na celu umożliwienie pracownikom monitorowania i zarządzania własnymi wynikami, czyniąc ich odpowiedzialnymi za swoje działania i wyniki. Samokontrola sprzyja poczuciu odpowiedzialności i inicjatywie w organizacji, ponieważ jednostki są dumne ze swojej pracy i dążą do ciągłego doskonalenia.
Aby ułatwić samokontrolę, organizacje muszą ustalić jasne oczekiwania i zapewnić pracownikom niezbędne narzędzia i zasoby. Programy szkoleniowe i rozwojowe mogą pomóc we wzmocnieniu samokontroli poprzez wyposażenie jednostek w umiejętności i wiedzę niezbędną do skutecznej oceny własnych wyników. Regularne oceny wyników i konstruktywne informacje zwrotne również odgrywają kluczową rolę we wspieraniu samokontroli w organizacji.
Wniosek
Systemy kontroli są niezbędne do skutecznego zarządzania i sukcesu organizacji. Stosując cztery typy systemów kontroli – kontrolę wyprzedzającą, kontrolę współbieżną, kontrolę ze sprzężeniem zwrotnym i samokontrolę – organizacje mogą monitorować, oceniać i dostosowywać swoje działania w celu osiągnięcia pożądanych wyników. Łącząc strategicznie te systemy kontroli, przedsiębiorstwa mogą poprawić wydajność, zoptymalizować alokację zasobów i wspierać kulturę ciągłego doskonalenia. Zrozumienie różnych typów systemów kontroli umożliwia menedżerom stworzenie solidnych podstaw dla rozwoju i wydajności organizacji.